سازمان‌ها از چندین سال پیش این حقیقت را پذیرفته‌اند که به واسته هوش تجاری (Business Intelligence) دیگر مانند گذشته برای ادامه حیات خود،نمی‌توانند از روش‌های قدیمی رسیدن به سود استفاده کنند. باید مدام درحال برسی خود، بازار و رقبای خود باشند. برای هر کسب و کاری ضروری است که بداند در زمینه‌های مختلف فعالیت خود، اطلاعات ضروری و مهم را جمعآوری و آنالیز داده کند. سپس با بررسی همه جانبه داده‌های بدست‌آمده، بهترین عملکرد را در زمان و مکانی خاص داشته‌باشند. آنچه که مطالب فوق را تصدیق می‌کند، فرآیندی به نام هوش تجاری است.
هوش تجاری (Business Intelligence) چیست؟
BI به دانشی اطلاق می‌شود که عملکرد آن در بررسی و تجزیه تحلیل اطلاعات شرکت یا سازمان است. این دانش اطلاعاتی عملی درمورد عملکرد قسمت‌های مختلف سیستم مثل تعداد خرید و فروش‌ها در زمان و مکان مشخص (درصورت گسترده بودن سازمان)، عوامل دخیل در روند کاری سازمان، نقاط قوت و ضعف در فروش و … ارائه می‌دهد که راهنمای بسیار مناسبی در تصمیم‌گیری برای مدیران ارشد سیستم است. علاوه بر این، هوش تجاری رهنمودهای بسیار مفیدی در جهت ایجاد تغییر مثبت در نرخ بازگشت سرمایه، کاهش هزینه‌های جانبی، اثربخشی قسمت‌های مختلف کسب و کار و … ارائه می‌دهد که برای مدیران بسیار جذاب است.
به عبارت دیگر، Business Intelligence به شما (مدیر بیزینس) کمک می‌کند بدانید کدام قسمت از کسب و کار برای درآمد بیشتر، لایق توجه بیشتر است و کدام بخش برای کاهش هزینه یا ضرر، نیازمند اصلاح است. BI مانند بازرسی سخت‌گیر، کسب و کار شمارا بررسی می‌کند.
آنالیز داده یا تجزیه تحلیل توصیفی دیگر نام‌های BI هستند زیرا به توصیف وضع گذشتخ یا حال می‌پردازد. ماکل فورمن، استاد تصمیم‌گیری و عملیات دانشگاه اوهایو، می‌گوید: (( هوش تجاری به شما نمی‌گوید چه باید بکنید، بلکه به شما می‌گوید یک کسب و کار در گذشته چطور بوده و درحال حاضر چگونه‌است.))
چند مورد از مزایای هوش تجاری
تهیه سریع گزارش
هر شرکت و سازمانی دارای بخش‌های متفاوتی است که هرکدام اطلاعات مخصوص به خود را دارند و ممکن است فرمت اطلاعاتی آن‌ها با یکدیگر متفاوت باشد. برای این که گزارشی کام از تمام بخش‌های یک سازمان ارائه شود، باید هرکدام از این بخش‌ها دریک گزارش کامل، شرحی از اطلاعات درخواستشده ارائه دهند. هوش تجاری با استفاده از فرایندهای آنالیز داده پیچیده، تمام این اطلاعات ناهم‌جنس را به یک گزارش کامل و واحد تبدیل می‌کند که می‌تواند اطلاعات کامل را دراختیار مدیر سازمان قرار دهد.
تصمیم گیری سریع و هوشمند با BI
اکنون در جهانی زندگی می‌کنیم که داه‌ها به سرعت تغییر می‌کنند. مدیران و افراد ارشد یک سازمان که برای خط مشی یک شرکت باید نصمیم‌های مهمی بگیرند، باید به داده و علم داده اپدیت و به‌روز دسترسی داشته‌باشند. هوش تجاری با کوتاه‌کردن دست انسان و استفاده از فرایندهای سیستمی در زمانی بسیار کوتاه، تمام اطلاعات موجود را طبقه‌بندی شده در اختیار سازمان می‌گذارد. مدیری که اطلاعات جامع را در اخنیار داشته‌باشد، در کوتاه‌ترین زمان ممکن می‌تواند تصمیماتی بگیرد که باعث پیشی‌گرفتن از رقبا شود.
هدف فردی با عنوان کاری کارشناس BI این است که از روشی ساختارمند، اطلاعات شرکت شما را تجزیه و تحلیل کند. کارشناس هوش تجاری در واقع یک مشاور در امر تصمیمات استراتژیک و انجام سریع آن‌هاست.
چرا مدیاروت
مدیاروت راههای جذاب تر شدن و تو چشم بودن برای گوگل رو نشونتون میده، درمورد سئو و بهینه سازی وب سایتِ شما بهتون مشاوره میده، و باعث میشه با کمک سئو سایتِ خودتون رو، به صفحات اول گوگل و نتایج اول جستجو ببرید و ترافیک سایتتون هم افزایش پیدا کنه.
مدیاروت گزارش کاملی درمورد مشکلاتی که سایتتون از نظر سئویی داره بهتون ارائه میکنه؛ تا با مشاوره سئویی مدیاروت و گروه فنیِ شرکتتون مشکلات رو حل کنید.
و در قدم های بعدی برای رسیدن به اهدافتون، براتون استراتژی تدوین میکنه و به مرحله اجرا درمیاره تا بتونید هدفهاتونو دونه دونه تیک بزنید.
افزایش بهره‌وری شرکت
هوش تجاری با مطالعه دقیق وضع کنونی شرکت، این امکان را دارد که هزینه‌های اضافی را شناسایی کند. BI مشخص می‌کند که روش انجام هرکاری درحال حاضر چه مزایا و معایبی دارد و بهترین تغییر برای رسیدن به سود بیشتر و هزینه کمتر در انجام آن کار چیست. پس از این کار، با توجه به استاندارد و هدف اصلی شرکت، برای هر فعالیت یک چهارچوب قرار می‌دهد تا از هدر رفتن انرژی و سرمایه شرکت جلوگیری کند
افزایش سرعت بازگشت سرمایه
هدف هر شرکت یا مجموعه‌ای از یک فعالیت اقصادی به طور خلاصه، رسیدن به نقطه ایست که میزان ارزش سرمایه‌گذاری شده پس از مدتی برگردد و فعالیت مربوطه به سود برسد. این سود می‌تواند مادی و معنوی باشد. برای مثال بسیاری از فعالیت‌های تبلیغاتی ما برای برندسازی است که برگشت معنوی سرمایه دارد. اصطلاح نرخ بازگشت سرمایه (Return On Investment) یا به اختصار ROI یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های کلیدی عملکرد سازمان است. این معیار میزان موفقیت یک کمپین، بخصوص کمپین تبلیغاتی را نشان می‌دهد. بهترین تعریف برای ROI، نسبت سود حاصل از کمپین به میزان هزینه و سرمایه پرداخت‌شده است. درواقع هوش تجاری به شما کمک می‌کند که با استفاده از بینش درست و روش درست انجام کار، در دام اطلاعات غلط و سرنخ‌های اشتباه نیوفتید. این امر باعث می‌شود آنچه را که سرمایه‌گذاری کرده‌اید با سرعت بیشتری برگردد و رئند سودسازی سریع تر به وقوع بپیوندد.
BI با ارائه راهکارهای عملی به شما کمک می‌کند کمپین مناسب کسب و کار خود را طراحی کنید و تمام تغییرات لازم را ایجاد کنید. حتی درحین اجرا کمپین قبل از این که دیر شود، این هوش تجاری است که اشتباهات را برایتان کشف و برطرف خواهدکرد.
کاهش چشم‌گیر هزینه‌های بخش نیروی انسانی
به دلیل این‌که شرکت‌ها روزبه روز در جهت پیشرفت و گسترده شدن گام برمی‌دارند، نیاز به نیروی انسانی متخصص نیز رشد چشم‌گیری یافته‌است. گسترش شرکت‌ها خود لزومی بر اهمیت گزارش‌ها از بخش‌های مختلف یک سازمان است. زیرا مدیر ارشد یک شرکت باید از تمام فعالیت‌ها و اتفاقات هربخش آگاه باشد تا تصمیمی درجهت تمام بخش‌ها بگیرد. از طرفی همان نیروی متخصص که مورد نیاز سازمان است، اگر بخواهد از روش‌های سنتی اقدام به تهیه گزارش برای مدیر کند، مطمعنا در یک بخش دچار اشتباه و خطای انسانی خواهد شد که گاهی می‌تواند منجر به بروز فاجعه و ضررهای سنگین برای شرکت شود. ازطرفی یک کارشناس هوش تجاری با استفاده از آنالیز داده به صورت سیستمی و کاهش دخالت انسان در این عملیات، می‌تواند بهترین گزارش‌ها را در زمانی کوتاه ارائه کند.
موارد زیر، دیگر مزایای BI است.
- بهبود فرایندهای داخل سیستم
- کشف فرصت‌های جدید پیش روی سیستم
- کشف مزیت رقابتی جدید
- کشف روند بازار و مشکلات پیش رو
چند مورد از معایب هوش تجاری
کاربرد و استفاده هوش تجاری بالفطره مشکلی ندارد (اگر مشکلی هست، از مسلمانی ماست!). مواردی هستند که می‌توانند باعث شکست در پروژه هوش تجاری شوند.
دادن اطلاعات غیرشفاف به سیستم BI
پایه و اصول سیستم هوش تجاری بر مبنای اطلاعات است. حال تصور کنید اطلاعاتی که توسط یکی از بخش‌های کسب و کار در اختیارتان قرار داده، اشتباه و گمراه کننده باشد. بالبع نتیجه‌گیری و هدف‌گذاری که بر اساس اطلاعات غلط انجام گیرد، نه تنها برای پیشبینی اوضاع آینده شرکت مفید نخواهدبود بلکه باعث بحران‌های جدی درون کسب و کار خواهدشد. برای جلوگیری از این خطا، پیشنهائ می‌شود اطلاعات را قبل از بکاربردن پایش کنید.
متعهد نبودن به هوش تجاری
تعامل بین هوش تجاری و سازمان باعث تضمین موفقیت سازمان است، پس آن را جدای از سازمان خود درنظر نگیرید. هوش تجاری بر اساس آنالیز سازمان، راهکارهایی برای بهترشدن اوضاع ارائه می‌دهد که باید به نحو احسنت اجرا شوند. پس مدیر یک کسب و کار باید طوری تمام بخش‌ها را موظف کند که در راستای رسیدن به سود بیشتر تمام این رهنمودها را اجرا کنند. فرض کنید بخش‌هایی از یک سازمان این کار را انجام ندهند. واضح است که پیشبینی‌های هوش تجاری غلط از آب درمی‌آید.
اشتباهات حین پیاده‌سازی
هوش تجاری به منظره یک سیستم یکپارچه عمل می‌کند. هرکدام از اعمال اگر با مشکلی مواجه شود و به درستی انجام نشود، می‌تواند باعث گزارشات اشتباه و نتیجه اشتباه شود.
عدم وجود برنامه مشخص
فرایند هوش تجاری، مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اعمال مربوط به هم است که باید در زمان و مکان مشخص انجام شوند تا بهترین نتیجه را بدهد. برای این که بتوانید ان را به نحو احسنت آماده کنید، برنامه‌ای مشخص بنویسید و تمام اعضا را متعهد به انجام آن کنید.
چرا هوش تجاری مهم است؟
تصور کنید شما شرکتی بزرگ در زمینه تولید و فروش لوازم آرایشی در سطح کشور هستید. اگر بخواهید عملکرد شعبه‌های مختلف خود را در زمینه فروش محصولات تولیدشده و میزان سودسازی آن‌ها را ارزیابی کنید، به طور حتم به تعدادی نیروی کار زبده در امر تجزیه و تحلیل داده و زمانی غالبا برای فعالیت آن‌ها نیاز دارید. جمعآوری، تحلیل و نتیجه‌گیری از اطلاعاتی با این مقیاس بزرگ قطعا باعث بروز خطای انسانی خواهدشد. درنقطه مقابل این کار، هوش تجاری قرار دارد که با استفاده از اتوماسیون کردن کارها، در کوتاه‌ترین زمان ممکن و بدون خطای محاسباتی، آماری دقیق از شرکت شما ارائه خواهدداد. برای مثال فوق، هوش تجاری قادر خواهدبود به شما به عنوان مدیر کسب و کار لوازم آرایشی بگوید:
- در کدام یک از نمایندگی‌هایتان، فروش بیشتری داشته‌اید.
- بیشترین محصول فروش‌رفته در هر نمایندگی چیست.
- کدام نمایندگی بیشترین هزینه را ساخته‌است.
- برایند کدام نمایندگی‌ها مثبت و کدام منفی است
- هر نمایندگی در چه روزها، ماه‌ها و فصل‌هایی بهترین عملکرد را داشته‌است.
از آن‌جا که هوش تجاری همه فرایندهای یک کسب و کار مثل خرید و فروش، ساعت و تاریخ، قوت و ضعف قسمت‌های مختلف و چندین فاکتور دیگر را مورد بررسی قرار می‌دهد و در نهایت گزارشی کامل به مدیر ارائه می‌دهد، می‌تواند در امر گرفتن تصمیم‌های بزرگ و مهم، رهنمودهای طلایی در اختیار فرد ذی‌ربط قرار دهد.
این داده‌ها به شرکت کمک می‌کند که درچه زمانی روی چه کالا یا خدمتی در چه نواحی سرمایه‌گذاری کنند تا بیشترین سود را بدست آورند. این عبارت را می‌توان خلاصه عملکرد هوش تجاری نامید.
۲ بعد مهم هوش تجاری
هر فرایندی از ابعاد و قسمت‌های مجزایی تشکیل شده که درکنار یکدیگر معنای متفاوتی را ایجاد می‌کنند. هرقسمت ویژگی و روش‌کار منحصر به خود را دارد و BI از این قائله مستثنی نیست.
بعد تکنیکال BI (فنی)
بعد تکنیکال هوش تجاری بر پایه عملیات های مربوط به داد است. برای مثال جمعآوری و ذخیره داده‌ها، انتقال داده و عملیات‌های مربوط به علم داده در دیتابیس، ابزارها و روش‌های مورد استفاده در ساخت داشبورد و نحوه تقسیم‌بندی اطلاعات (cube) مربوط به این قسمت از فرآیند است. درواقع بعد فنی هوش تجاری، اولین و ساده‌ترین قسمت فرایند است که شامل ۳ قسمت است
شناخت کسب و کار
در این مرحله از بعد فنی، شما باید شناخت و اشراف کامل نسبت به وضعیت حال حاضر بیزینس داشته‌باشید. از زوایای مختلف آن را بررسی کنید تا درصورت نیاز به اطلاعات هر بخش، بدانید چطور و کجا آن را بیابید.
طراحی دیتابیس اطلاعات
در این مرحله باید اطلاعاتی را که در قسمت قبل جمعآوری کردید، بر اساس یک قالب از پیش تعیین شده اقدام به ساخت یک انبار داده یا همان Data Warehouse کنید
ساخت گزارش
حال برای اخرین مرحله از بخش فنی، باید اطلاعات خامی را که در مراحل قبل بدست آوردید را در قالب یک گزارش بسط دهید. این گزارش بایر بر اساس معیارهایی باشد که مدیر بیزینس از شما خواسته‌است.
برای مثال یک کسب و کار فروش اینترنتی را درنظر بگیرید. در این مورد باید وقتی خریدی انجام می‌شود اطلاعاتی نظیر ساعت و تاریخ فروش، شناسه مشتری، کالای فروخته‌شده، واحد فروشنده کالا (یا شخص فروشنده)، تعداد و قیمت فروش در دیتابیس اطلاعاتی ذخیره شود تا در مراحل مختلف با استفاده از علم داده، تجزیه و تحلیل شود.
پس از مدتی که این اطلاعات جمعآوری شد، می‌توانیم دریابیم برای مثال در هر روز، هفته یا ماه چقدر فروش داشته‌ایم. چقدر سود کرده‌ایم. کدام کالا در کدام شعبه از استقبال بیشتری برخوردار است. روند تغییرات فروش چطور است.
بعد فرهنگی در BI
منظور از بعد فرهنگی هوش تجاری، بررسی نیازها، علایق، تفکر مصرفی و فرهنگ مصرفی مخاطبان و مشتریان است. این بخش بیشتر با تکیه بر داده‌های موجود و همچنین زیرساخت‌های اساسی مخاطبان یک بزینس به پیشبینی الگوی مصرفی آن‌ها در آینده می‌پردازدو متاسفانه تحلیل فرهنگی هوش تجاری بسیار کم در ایران مورد استفاده قرار گرفته‌است. برای اجرا کامل آن در سازمان به تحلیلی و تغییر پذیری مداوم، وجود انعطاف در سازمان و پذیرش آسان تغییرات نیاز است.
ابزارهای هوش تجاری چیست؟
موارد بسیار زیادی از ابزار هستند که می‌توانند در هوش تجاری کاربرد داشته‌باشند. ابزارهایی که در زمینه تجزیه و تحلیل اطلاعات، ارائه گزارش سازمانی و پردازش آنلاین اطلاعات می‌توانند کاربرد زیادی داشته‌باشند.
فارق از نوع و اسم این ابزارها، اساس و پایه عملکرد آن‌ها بر مبنای تکنولوژی (on-Line Analytical Processing) OLAP است. در این فناوری شما می‌توانید انواع مختلف داده را وارد سیستم کنید و مشخص کنید هرکدام به چه صورتی نمایش داده شوند یا با کدام یک ترکیب شوند.
برای ترسیم جدول و نمودارهای مختلف، وابسته به نوع داده می‌توانید از ابزارهای تجسم و ترسیم داده استفاده کنید. از طرفی سیستم هوش تجاری قابلیت داده کاوی، پیشبینی و آمارگیری را دارند که ترکیب آن‌ها با نرم‌افزارهای تجسم داده، بسیار خلاقانه بنظر می‌رسد.
در امر گزارش‌گیری نیز BI از ابزار هایی مثل (SAP Crystal Report و Oracle E Business Suite استفاده می‌کند که اولی ساده و دومی لبزاری پیشرفته است.
ذکر مثالی برای کاربرد این ابزارها خالی از لطف نیست. تصور کنید دریک فروشگاه بزرگ لوازم خانگی، پس از واردکرد اطلاعات به ابزارهای BI می‌توان تشخیص داد داده‌ها درچه طبقاتی تقسیم شوند (پرفروش‌ها/ کم فروش‌ها/ زیر میلیون/ زمان، تاریخ، مکان فروش/…). سپس می‌توان از سیستم هوش تجاری، امار دقیق در قالب نمودار، جدول، عکس و … را درخواست کرد.
آیا ما نیز باید از هوش تجاری در کسب و کارمان استفاده کنیم؟
تنها یک مورد است که قابلیت استفاده از هوش تجاری را ندارد و آن هم سازمان و سیستمی است که به صورت جزیره‌ای عمل می‌کند. یعنی سازمانی که درچند زمینه مختلف فعالیت دارد و سطوح فعالیت آن‌ها درعین وسعت زیاد، همپوشانی باهم ندارد. دلیل عدم کاربرد BI در این سازمان‌ها، نبود محیط رقابتی است زیرا شرط استفاده از هوش تجاری، وجود یک فضای رقابتی برای بدست آوردن سود بیشتر است.
در حالت کلی هر بیزینس و کسب و کاری که با اطلاعات و داده‌های قابل اندازه‌گیری سرکار دارد، می‌تواند از BI در راستای بهبود شرایط خود برای پیروزی در رقابت با رقیبان استفاده کند. محدودیتی در استفاده از آن وجود ندارد. هر مدیری که بخواهد اطلاعات دقیق و تجزیه و تحلیل مناسبی از آن داشته‌باشد، باید به سمت سوی این هدفمندی گام بردارد. یا استفاده از معیارها و ابزارهای هوش تجاری، می‌توان بخش‌های مختلف یک کسب و کار را آپدیت کرد تا راندمان کاری بالاتری را تجربه کنند. بیاموزند چگونه با دیگر بخش‌ها در ارتباط مداوم باشند تا بهترین نتیجه را به مدیر کل ارائه کنند.
چگونه می‌توانیم فرایند هوش تجاری را پیاده‌سازی کنیم؟
همانطور که پیش‌تر اشاره کردیم، سیستم BI برای پیاده‌سازی نیاز به جمعآوری، تجزیه و تحلیل و ارائه داده‌ها دارد. در زیر به تفضیل هرکدام را شرح می‌دهیم تا چارچوبی کلی برای اجرا آن داشته باشید.
اطلاعات از هر بخش در موعد مقرر شده به سمت مدیریت سرازیر می‌شود. اما پیش از ارسال اطلاعات، مدیریت باید مشخص کند کههرکدام از انواع داده‌ها را در چه قالبی نیاز دارد. مسئول هر بخش باید بداند که کدام اطلاعات را باید ارسال کند و کدام یک اهمیت چندانی برای مقامات بالا ندارد. برای مثال مطالب در چه قالبی باشند؟ درگزارش چه چیزی باشد و از چه چیزی صرف نظر شود؟ و… این‌ها مواردی است که مدیریت باید به زیردست‌های خود اطلاع دهد.
حال که انتظارات مشخص شد، باید تیم جکع‌آوری اطلاعات شروع بع کار کند. اطلاعات موردنظر را بیابند و با استفاده از ابزار مناسب، آن‌هارا دسته‌بندی کنند. این را به یاد داشته‌باشید که چگونگی جمعآوری اطلاعات در اجرا BI اهمیت بسیار بالایی دارد زیرا همین اطلاعات برای تجزیه تحلیل وضع کنونی سازمان و پیشبینی آینده آن با استفاده از قوانین علم داده و ابزار مناسب، استفاده خواهدشد. پس بهتر است بخشی به نام پایگاه ذخیره‌سازی اطلاعات در هر کسب و کار راه‌اندازی شود و سپس وظایف دیگر ارگان‌ها و نحوه ارتباط آن‌ها با این بخش به طور شفاف مشخص شود. این عمل در آینده برای پیشبرد اهداف، باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه خواهد شد.
نتیجه‌گیری
اگه می‌خواهید مثل تمام کسب و کارهای موفق عمل کنید، بهتر است که سرع رفتن به سمت هوشمندی را در کسب و کار خود بالا ببرید. این نکته را بیاد داشته‌باشید که سیستم‌های سنتی مناسب دنیای مدرن نیست. هوش تجاری به شما کمک می‌کند که مناسب با مدل و زمینه کاری خود، یک سیستم یکپارچه و هدفمند در کسب و کارتان داشتخ‌باشید. کافیست روع به استفاده از هوش تجاری بکنید و اطلاعاتی را که بدست می‌آورید برای گسترش و هدفمند کردن هریک از بخش‌های کارتان استفاده کنید. برای هرکسب و کار، زمان مشخص شدن بازدهی هوش تجاری متفاوت است اما شک نکنید که BI به گسترش کسب و کارتان کمک شایانی خواهدکرد.
منبع: مدیاروت
